Un estudio realizado por Deloitte, “Global Outsourcing 2016”, nos indica que el 78% de las empresas a nivel mundial han realizado contratos de outsourcing y han quedado satisfechas con el resultado. Por esta razón, no es de extrañar que la tendencia siga siendo favorable y cada vez sean más empresas las que elijan esta forma de gestión.

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing hace referencia a la externalización de ciertas tareas o servicios para cubrir las necesidades de la empresa. En este punto, debemos diferenciar la subcontratación del outsourcing, ya que esta última requiere de especialización y conocimientos específicos en el área en que se desarrollarán las funciones.

Con esta práctica las empresas que contraten este tipo de servicios podrán centrar sus esfuerzos en actividades en las que están especializados y dejar el resto en manos de profesionales.

Razones para su implantación

Los motivos para realizar contratos de outsourcing son tan variados como empresas que los firman, ahora bien, en su mayoría las razones son económicas y productivas. En este 2020 la mayor parte de las empresas que han requerido estos servicios tenían como objetivo mejorar la competitividad y acceder a mejores talentos, recursos y capacidades.

Como veremos a continuación, existe un listado de ventajas e inconvenientes que se deben barajar antes de implantar esta opción.

Ventajas

  • Reducción de costes. Como comentamos antes, los motivos económicos son la principal causa de los contratos de outsourcing, ya que conseguiremos que los costes fijos de un área de la empresa se convierten en variables. Además supone un ahorro económico, puesto que no se ven obligadas a invertir en tecnologías, infraestructuras o en aumento de personal.
  • Mejora competitiva. Al contar con una empresa especializada en un servicio o tecnología en concreto, aumenta la competitividad global del negocio, puesto que cada área concentra sus esfuerzos en aquella materia en la que es especialista.
  • Mayor capacidad de adaptación. Las empresas que cuentan con servicios de outsourcing en su organización son más flexibles a posibles cambios estructurales al tener una mayor facilidad de maniobra y respuesta.
  • Mejora en la calidad del servicio. Por normal general, los servicios de outsourcing que se contratan son aquellos en los que como negocio no somos expertos, pero la empresa contratada sí. Esto quiere decir que, además de mejorar nuestro producto o servicio -al estar concentrados en nuestra actividad principal-, contamos con expertos que nos gestionan el resto de áreas y así mejorar la calidad global del servicio.

Inconvenientes

  • Pérdida del control. Al externalizar un servicio se pierde el 100% del control del proceso de dichas áreas. Por este motivo, es importante fijar con la empresa contratada los protocolos, objetivos, tiempos y demás medidas que favorezcan la organización entre ambas empresas.
  • Dependencia de terceros. En relación con el punto anterior, al externalizar áreas del negocio dependemos terceros para gestionar o producir parte de nuestro trabajo.
  • Comunicación. La comunicación no será tan fluida como en la propia empresa, pero con los cauces adecuados y los protocolos fijados se puede conseguir promover la comunicación.

¿Cómo aplicarlo?

Incorporar los servicios de outsourcing en cualquier empresa requieren de un estudio previo que asegure el éxito de la gestión de este tipo de contratos.

  • Análisis interno de la empresa. Conocer en profundidad los puntos débiles y fuertes de la organización para poder detectar las áreas o departamentos de más difícil gestión.
  • Establecer los servicios a externalizar. Una vez tengamos las áreas llega el momento de seleccionar las actividades o servicios que realizará una tercera empresa.
  • Contratación. Comparar las diferentes opciones y valorar la experiencia de cada una, opiniones, condiciones, servicios prestados y precios. Refleja en el contrato todos los aspectos importantes que sean necesarios para llevar a cabo la actividad o servicio.

A la hora de comenzar a trabajar con otra empresa habrá un periodo de transición en el que transmitir la filosofía y valores de la organización será la prioridad. En este punto es buena idea crear un equipo de trabajo por parte de la empresa que externaliza para que guíe y supervise a la empresa de outsourcing.

Por último, se debe fijar una fase de evaluación para chequear si se han cumplido los objetivos, si los procesos se han realizado de manera eficiente o si ha aumentado la productividad. Todo ello para realizar una evaluación final del outsourcing.

¿Qué diferencia hay entre el outsourcing y el outplacement?

Son dos prácticas que en ocasiones llevan a la confusión, pero no tienen nada que ver. Las empresas que se dedican al outplacement son aquellas que ayudan a organizaciones que han sufrido una reestructuración y han tenido que reducir la plantilla. Las empresas de outplacement recolocan a los trabajadores despedidos y realizan labores de apoyo psicológico para los trabajadores que se encuentran en esta situación.

Como puedes comprobar ambas prácticas pueden ayudar a mejorar los resultados de negocio, pero en situaciones bien diferenciadas.

Desde Xentia, te invitamos a conocer más sobre la externalización de procesos que llevamos a cabo para ayudar a incrementar las ventas de los negocios.